POLITIQUE VIE PRIVÉE 2019-06-04T15:48:50+00:00

– POLITIQUE VIE PRIVÉE –

Dictovadis

Dictovadis et vos données

    1. OBJET
    2. QUELLES SONT LES CATÉGORIES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS TRAITONS ET COMMENT LES OBTENONS NOUS ?

A. DONNÉES À CARACTÈRE NON PERSONNEL

             III.POUR QUELLES FINALITÉS COLLECTONS-NOUS VOS DONNÉES ?

A. LE RESPECT DE NOS OBLIGATIONS LÉGALES
B. DANS LE CADRE DE NOTRE RELATION CONTRACTUELLE
C. DANS LE CADRE DE NOS INTÉRÊTS LÉGITIMES
D. LE CONSENTEMENT

          IV.COMBIEN DE TEMPS GARDONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Vos droits au regard du RGPD

         V.ACCÈS, RETRAIT, RECTIFICATION, EFFACEMENT, PORTABILITÉ, LIMITATION ET OPPOSITION

A. DROIT D’ACCÈS ET COPIE
B. DROIT AU RETRAIT DE VOTRE CONSENTEMENT
C. DROIT DE RECTIFICATION
D. DROIT À L’OUBLI
E. LE DROIT À LA PORTABILITÉ
F. DROIT À LA LIMITATION DU TRAITEMENT
G. DROIT D’OPPOSITION

        VI.COMMENT EXERCER VOS DROITS ?

A. IDENTIFICATION
B. QUAND EST-CE NOUS VOUS RÉPONDONS ?

Généralités

      VII.TRANSFERT À DES PARTIES TIERCES

A. SOUS-TRAITANT
B. NOS PARTENAIRES
C. TRANSMISSION POUR UNE OBLIGATION LÉGALE OU PAR ORDRE D’UNE AUTORITÉ COMPÉTENTE

    VIII.SÉCURITÉ

IX.RÉCLAMATION ET PLAINTE

X. COMMENT NOUS CONTACTER ?

XI. MODIFICATION

XII. DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE

Dictovadis et vos données

I. Objet

La présente Politique est établie par la SUARL DICTOVADIS, société éditrice du site internet https://dictovadis.fr (ci-après le « site web »), dont le siège social est situé rue Sadok Mellouli, A1.3 à 2070 La Marsa, sous le matricule fiscal 1621718W/A/M/000.

Dictovadis (dans le texte, « nous », « notre » ou éventuellement « le/la nôtre ») est une activité de secrétariat juridique externalisé qui offre un service de dactylographie juridique à distance qui permet au professionnel du monde juridique de se décharger d’un aspect chronophage de leur travail.

Dans le cadre de nos activités nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel concernant nos clients, personnes physiques, ou à toute personne physique en contact avec nous, en ce compris le client potentiel (ci-après « le prospect ».)

L’objectif de cette Politique est d’expliquer comment nous collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel.

La protection des données et le respect de votre vie privée sont des valeurs essentielles pour nous et nous nous engageons à traiter et protéger vos données à caractère personnel de façon loyale et transparente dans le respect de la loi.

Nous entendons par « données à caractère personnel » toutes les données à caractère personnel vous concernant, c’est-à-dire toute information qui permet de vous identifier, directement ou indirectement, en tant que personne physique.

La présente Politique s’inscrit dans notre souhait d’agir en toute transparence, dans le respect de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après dénommée la « loi sur la protection de la vie privée »), et du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « règlement général sur la protection des données »).

Si vous souhaitez réagir à l’une des pratiques décrites ci-après, n’hésitez pas à nous contacter.

II. Quelles sont les catégories de données à caractère personnel que nous traitons et comment les obtenons nous ?

Catégories Exemples Contexte & Méthodes de collecte
Données d’identification personnelles Nom, prénom, adresse, numéros de registre national, noms et prénoms des intervenants etc Ces données sont collectées lors du remplissage du formulaire de contact, via l’onglet « Nous contacter », et du formulaire d’inscription ainsi que lors d’une demande de transcription.
Données d’identification électroniques Numéro de téléphone, email, adresses IP, enregistrement vocal, etc. Certaines de ces informations sont collectées lors du remplissage du formulaire de contact, via l’onglet « Nous contacter », et du formulaire d’inscription ainsi que lors d’une demande de transcription.
Données relatives à la profession Titre, profession, nom de société, numéro de téléphone professionnel, numéro de TVA, adresse postale professionnelle. Ces données sont collectées lors du remplissage du formulaire d’inscription et lors d’une demande de transcription.
Données relatives aux transactions financières Montants dus et payés par la personne concernée, aperçu des paiements, factures. Ces données sont collectées lors de l’établissement de facture suite à une demande de transcription. Ces données sont accessibles dans « Mon espace dactylographie » via l’onglet « Mes factures ».

A. Données à caractère non personnel

Il est possible que nous soyons amenés à récolter des données à caractère non personnel. Ces données sont qualifiées de données à caractère non personnel car elles ne permettent pas de vous identifier directement ou indirectement.

Celles-ci pourront dès lors être utilisées à quelques fins que ce soit, par exemple, pour améliorer notre site web, nos produits, cibler nos publicités ou encore perfectionner les services proposés.

III. Pour quelles finalités collectons-nous vos données ?

Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel pour les finalités qui sont décrites ci-dessous.

Nous avons déterminé ces finalités et veillons à ce que seules les données à caractère personnel nécessaires et pertinentes – dans le respect du principe de minimisation des données – fassent l’objet d’un traitement.

D’une manière générale, nous basons le traitement de vos données à caractère personnel sur les bases légales suivantes :

  • Afin de nous conformer à nos obligations légales ;
  • Afin de prendre les mesures préalables et d’exécuter le contrat qui nous lie lorsque vous bénéficiez de nos services ;
  • Afin de réaliser notre intérêt légitime (dans ce cas nous faisons toujours attention à respecter un équilibre entre notre intérêt et vos droits et libertés) ;
  • Enfin, sur base de votre consentement.

Dans le cas où nous serions amenés à effectuer des traitements qui ne sont pas encore prévus par la présente Politique, nous vous contacterons avant d’utiliser vos données à caractère personnel. Ce contact aura pour objectif de vous informer concernant ce traitement et, le cas échéant, de vous demander votre consentement explicite.

A. Le respect de nos obligations légales

Dans certains cas nous sommes obligés de traiter vos données à caractère personnel dans le cadre d’obligations légales ou lorsque nous collaborons avec les autorités compétentes. Dans ces cas, nous transmettons vos données à caractère personnel pour satisfaire à nos obligations.

B. Dans le cadre de notre relation contractuelle

Lorsque vous bénéficiez de nos services, un contrat existe entre vous et nous. Dans ce cadre, nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel pour satisfaire à nos obligations contractuelles et pour remplir la mission que vous nous avez fixée.

Afin d’exécuter notre contrat, nous traitons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

  • En vue d’une prise de contact directement sollicitée par l’utilisateur ;
  • Pour la transcription de vos enregistrements numériques et vos notes manuscrites ;
  • En vue du traitement de vos modèles de document (courrier, conclusions, citation, requête, etc.) ;
  • Pour l’établissement de facture suite à une demande transcription.

C. Dans le cadre de nos intérêts légitimes

Dans certains cas, il est de notre intérêt légitime de traiter vos données à caractère personnel.

À cet effet, nous veillons toujours à préserver un juste équilibre entre les nécessités de traiter vos données à caractère personnel et le respect de vos droits et libertés, notamment la protection de votre vie privée.

Vos données à caractère personnel sont ainsi traitées pour :

  • L’identification sur le site web ;
  • La personnalisation de nos services ;
  • La prospection commerciale et la gestion des prospects (actualisation des fichiers de prospection, organisation d’opération promotionnelle, contacts à des fins commerciales, envoi d’emails promotionnels et de newsletters, etc.) ;
  • Gestion des avis des personnes sur des biens, services ou contenus ;
  • La préparation d’études, de modèles (de risque, marketing et autres) et de statistiques, en recourant à des techniques d’anonymisation et/ou de pseudonymisation dès lors que cela est possible ;
  • La préservation de la sécurité des biens et des personnes, la lutte contre la fraude ou les tentatives d’intrusion, d’abus ou d’autres infractions ;
  • La formation de notre personnel à travers l’utilisation de situations réelles à titre illustratif (nous essayons, autant que faire se peut, d’anonymiser vos données à caractère personnel ) ;
  • L’analyse de vos recherches précédentes afin de personnaliser au mieux nos offres de service pour qu’elles vous correspondent ;
  • La conservation d’une liste des clients ne souhaitant plus être contactés ;
  • L’amélioration des services existants et de l’expérience des utilisateurs du site ;
  • La gestion de vos demandes liées à l’application de vos droits ;
  • La constatation, l’exercice, la défense et la préservation de nos droits.

D. Le consentement

Lorsque vous vous inscrivez sur notre site web, nous vous demandons de prendre connaissance et d’accepter que nous traitions vos données à caractère personnel conformément à la présente Politique.

Lorsque vous décidez d’ajouter des informations (facultatives) sur votre profil, nous traiterons donc vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement.

Dans l’hypothèse où les données seraient divulguées à des tiers à des fins de marketing direct, les utilisateurs en seront préalablement informés de manière à pouvoir consentir ou non ce traitement.

Notez bien que vous avez le droit de retirer votre consentement relativement au traitement des données à caractère personnel à tout moment.

IV. Combien de temps gardons-nous vos données à caractère personnel ?

De manière générale, nous veillons à ne pas conserver vos données à caractère personnel au-delà du temps nécessaire au regard des finalités pour lesquelles celles-ci ont été collectées.

Dans le cadre de l’exécution d’un contrat, nous ne conservons pas vos données personnelles plus de 10 ans après la fin du contrat.

Dans le cadre de la prospection commerciale, si la personne concernée ne répond à aucune sollicitation 3 ans après le dernier contact, les informations la concernant doivent être supprimées.

Au terme de l’écoulement de la période de conservation, nous mettons tout en œuvre pour vous assurer que les données personnelles ont bien été rendues indisponibles et inaccessibles.

Vos droits au regard du RGPD

V. Accès, retrait, rectification, effacement, portabilité, limitation et opposition

Vos droits au sens de la réglementation vous permettent de garder la maîtrise de ce que nous faisons de vos données à caractère personnel.

A. Droit d’accès et copie

Ce droit d’accès aux données que nous possédons sur vous s’applique pour toutes les finalités que nous avons reprises ci-dessus.

Ce droit vous permet notamment de nous demander si nous traitons vos données à caractère personnel, à quelles fins, les catégories de données concernées, ainsi que les destinataires de vos données.

Vous pouvez également nous demander une copie de l’ensemble des données à caractère personnel que nous traitons et qui vous concerne.

B. Droit au retrait de votre consentement

Dès lors que nous traitons vos données à caractère personnel sur la base légale du consentement, vous pouvez toujours retirer votre consentement.

C. Droit de rectification

Vous possédez également un droit de rectification vous permettant de nous demander, à tout moment, de modifier les informations qui sont inexactes, incomplètes ou obsolètes.

D. Droit à l’oubli

Vous pouvez obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

– Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement ;
– Vous retirez votre consentement quant au traitement de vos données et nous ne basons ce traitement que sur la base juridique de votre consentement ;
– Vous vous opposez au traitement ;
– Nous avons traité vos données à caractère personnel de manière illicite ;
– Dans le cas où les données que nous possédons sont incomplètes, inexactes ou obsolètes ;
– Nous devons effacer vos données à caractère personnel afin de respecter une obligation légale (du droit de l’Union ou du droit de l’État membre) auquel nous sommes soumis.

E. Le droit à la portabilité

Dans le cas où nous traitons vos données à caractère personnel sur base d’un contrat ou de votre consentement, vous pouvez nous demander de vous transférer l’ensemble de vos données à caractère personnel ou encore de les transférer à un autre responsable de traitement.

F. Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous pouvez aussi nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

Les situations dans lesquelles vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel sont les suivantes :

– Si vous contestez l’exactitude d’une donnée à caractère personnel le temps que nous puissions vérifier l’exactitude de cette donnée ;
– Si nous traitons vos données à caractère personnel de manière illicite et que vous préférez que nous limitions ce traitement plutôt que l’effacement de vos données à caractère personnel.

Évidemment, dès lors que la limitation du traitement n’est plus d’application, nous vous en informerons.

G. Droit d’opposition

Lorsque le traitement de vos données est réalisé à des fins de marketing direct, vous avez le droit de vous opposer, à n’importe quel moment, au traitement de vos données à caractère personnel à cette fin.

H. Profilage et traitements automatisés

Afin de vous assurer une meilleure expérience, nous utilisons la technique du profilage permettant de vous associer certaines de vos préférences ou intérêts. Dès que possible, nous n’utiliserons seulement que des données anonymisées ou pseudonymisées.

Le profilage au sens du RGPD est toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique.

Dans les cas où nous utilisons vos données à caractère personnel pour vous associer à certaines de vos préférences, nous nous assurons qu’aucune décision ayant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire ne soit prise.

Dans le cas où vous estimez que vous faites l’objet d’une décision uniquement fondée sur un procédé automatisée, vous pouvez, bien évidemment, vous y opposer.

VI. Comment exercer vos droits ?

A. Identification

Afin de pouvoir vous aider à faire respecter vos droits, nous devons vérifier que votre demande concerne bien vos données à caractère personnel.

Dans cette optique, nous procéderons à une vérification de votre identité via l’envoi d’un lien unique par email nous permettant de nous assurer de votre identité.

B. Quand est-ce nous vous répondons ?

Nous nous engageons à revenir vers vous le plus vite possible et, au plus tard, dans le mois de votre demande.

Nous pourrions être obligés d’étendre cette période à deux mois dans le cas où votre demande est complexe et que nous sommes confrontés à un excès de demandes. Si une telle situation venait à se produire, nous vous informerons des raisons de ce retard.

Généralités

VII. Transfert à des parties tierces

Dans certains cas, nous transférons vos données à caractère personnel à d’autres parties tierces.

A. Sous-traitant

Pour vous permettre d’accéder, d’améliorer et d’utiliser le site web, nous travaillons avec des sous-traitants qui peuvent avoir accès à vos données à caractère personnel.

Si c’est le cas, nous leur demandons de veiller au respect des dispositions légales et règlementaires en vigueur, tout comme nous. En outre, nous veillons également à ce que ceux-ci respectent la présente Politique.

B. Nos partenaires

Si vous nous donnez votre accord pour ce faire, nous transmettrons vos données personnelles à nos partenaires sélectionnés avec soin.

C. Transmission pour une obligation légale ou par ordre d’une autorité compétente

Comme déjà expliqué, dans certains cas, nous serons amenés à transmettre vos données à caractère personnel pour nous plier à une obligation légale, une décision judiciaire ou une demande de toute autorité compétente.

VIII. Sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adéquat quant au traitement de vos données à caractère personnel. Ce niveau de sécurité est établi sur base des risques présentés par le traitement et la nature des données à protéger.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère personnel, notamment, contre la perte, le vol, l’usage abusif ou  l’altération des informations reçues, la divulgation ou l’utilisation non autorisée de vos données à caractère personnel.

Dans l’éventualité improbable et malheureuse où vos données à caractère personnel que nous contrôlons devaient être compromises en raison d’une violation de la sécurité de l’information nous nous engageons à agir rapidement afin d’identifier la cause de cette violation et à prendre les mesures de remédiation adéquates.

Si nécessaire, conformément à la loi en vigueur, nous vous informerons de cet incident.

IX. Hébergement des données

Les données traitées par Dictovadis sont hébergées sur un serveur situé en France par la SPRL Ligne Web Services (« LWS »), identifiée sous le numéro 450.453.881 RCS Paris, dont le siège social est situé à Rue Galvani 4, 75838 Paris – Cedex 17.

X. Réclamation et plainte

Si vous souhaitez réagir à l’une des pratiques décrites dans la présente Politique, nous vous conseillons de nous contacter directement afin de voir comment nous pouvons vous aider.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données à l’adresse suivante:

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
Tél. + 32 2 274 48 00
Fax. + 32 2 274 48 35
contact(at)apd-gba.be

En outre, vous avez toujours la possibilité de porter plainte devant le Tribunal de première instance de Bruxelles.

Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, nous vous invitons à consulter les informations disponibles sur le site de l’Autorité de protection des données :https://www.autoriteprotectiondonnees.bet.

XI. Comment nous contacter ?

Pour toute question et/ou réclamation concernant la présente Politique, n’hésitez pas à nous contacter.

Dictovadis, le secrétariat externalisé
contact@dictovadis.fr
Dictovadis, le secrétariat externalisé
Dictovadis, le secrétariat externalisé
Rue Sadok Mellouli, A1.3, 2070 La Marsa

XII. Modification

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment les dispositions de la présente Politique. Nous publierons les modifications directement sur notre site web.

XIII. Droit applicable et juridiction compétente

La présente Politique est régie par le droit belge.

La présente Politique est régie par le droit belge.

Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente Politique sera soumis au droit belge et relèvera de la compétence exclusive des tribunaux francophones de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.

La présente version de la Politique entre en vigueur et a été mise à jour en date du 11 mars 2019.